Notice d’information fournie par TELT SAS conformément aux articles 13 et 14 du règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel à des fins de recrutement et de sélection du personnel

Au sens des articles 13 et 14 du règlement (UE) 2016/679 (ci-après le « RGPD ») et compte tenu également des réglementations nationales en vigueur : pour l’Italie, le décret législatif nº 196/2003, tel que modifié par le décret législatif nº 101/2018 (« Codice Privacy ») et, pour la France, la Loi nº 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, dite « Loi informatique et libertés », et son décret d’application nº 2019-536 du 29 mai 2019, Tunnel Euralpin Lyon Turin SAS (ci-après « TELT SAS », « Société » ou « Responsable du traitement »), en sa qualité de Responsable du traitement, informe les candidats (ci-après les « Personnes concernées » ou « Candidats ») qui ont déposé leur candidature spontanée via le formulaire spécifique disponible sur le site Internet de TELT SAS ou directement via la plateforme In-recruiting-Zucchetti ou par tout autre moyen, qu’elle traitera leurs données à caractère personnel dans le strict respect de la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel, pour les finalités et selon les modalités décrites dans la présente notice d’information.

1.   Responsable du traitement

Le Responsable du traitement est Tunnel Euralpin Lyon Turin SAS, nº SIREN 439556952 – TVA FR 03439556952 –TVA IT 08332340010, dont le siège social est situé à Chambéry (France), Bâtiment LINKLAB – 455 Chemin de la Cassine, et dont le siège opérationnel et de la Direction Générale se situe à Collegno (Italie), via Torino 166, IT-10093 Collegno (Turin) – Tél. 011 5579221, courrier électronique : [email protected], courrier électronique certifié : [email protected].

2.   Délégué à la protection des données

Le délégué à la protection des données peut être contacté à l’adresse suivante : Tunnel Euralpin Lyon Turin SAS – Délégué à la protection des données, via Torino 166 – IT-10093 Collegno (Turin) – Tél. 011 5579221, e-mail : [email protected].

3.   Type de données à caractère personnel traitées

Le Responsable du traitement traite les données à caractère personnel suivantes fournies par le Candidat à travers le formulaire spécifique disponible sur le site Internet de la Société ou sur la plateforme In-recruiting-Zucchetti, ainsi que les données éventuellement contenues dans les communications envoyées par le Candidat en même temps que le formulaire ou dans les pièces jointes de celui-ci :

·        données d’identification et coordonnées, telles que nom et prénom, code fiscal, photographie et vidéo de présentation, sexe, date de naissance, adresse ou autres éléments d’identification personnelle ; coordonnées téléphoniques et courrier électronique ;

·        données relatives à la scolarité et au parcours professionnel, telles que formation, expérience professionnelle, références, distinctions, titres, certificats.

Il convient de rappeler que le Responsable du traitement ne demande pas d’autres informations que le Candidat souhaiterait inclure à des fins de personnalisation de son curriculum vitae (comme, par exemple, des données relatives aux convictions religieuses ou politiques, à l’appartenance à des associations, aux passions, aux activités non professionnelles ou autres). Par conséquent, dans le cas où le Candidat communiquerait également des informations non sollicitées, dans l’impossibilité de séparer les données inutiles de celles qui sont pertinentes pour l’évaluation de son aptitude professionnelle, le Responsable du traitement procédera dans tous les cas aux traitements nécessaires pour les finalités spécifiques indiquées au point 4 ci-dessous, conformément à l’article 111 bis du décret législatif nº 196/2003.

De même, le consentement du Candidat n’est pas requis dans le cas où celui-ci ajouterait des données concernant d’éventuelles situations de handicap (uniquement l’appartenance à des catégories protégées, sans autres détails), qui sont nécessaires pour une classification juridique spécifique dans l’entreprise et font l’objet de sélections spécifiques.

4.   Finalités et base juridique du traitement

Le Responsable du traitement informe les Personnes concernées que les données à caractère personnel collectées par TELT SAS à travers le formulaire spécifique de son site Internet ou directement via la plateforme In-recruiting-Zucchetti ou, encore, par tout autre moyen (par courrier, fax, courrier électronique, lettre manuscrite ou directement auprès de la Personne concernée pendant la phase de sélection et d’entretien), seront traitées, par des moyens manuels, informatisés et/ou autrement automatisés, exclusivement pour les finalités du recrutement et de la sélection des ressources et/ou de la gestion des candidatures reçues par les moyens susmentionnés.

La base juridique consiste en l’exécution de mesures précontractuelles prises par le Responsable du traitement à la demande de la Personne concernée elle-même, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point b), du règlement (UE) 2016/679 (RGPD).

5.   Nature de la communication des données à caractère personnel

La communication de données à caractère personnel par le biais du CV n’est pas obligatoire, mais elle est nécessaire pour mener à bien le processus de sélection. L’absence de communication des données à caractère personnel susmentionnées pourra donc entraîner l’impossibilité pour la Société de donner suite au processus de sélection et d’évaluation des candidatures.

En tout état de cause, la Société invite tous ceux qui ont l’intention de soumettre leur candidature à ne pas fournir de données d’une catégorie particulière au sens du RGPD (telles que, à titre d’exemple non exhaustif, les données relatives à l’état de santé, aux opinions politiques, aux croyances religieuses, aux données judiciaires ou aux données concernant les origines raciales et ethniques).

6.   Modalités de traitement des données à caractère personnel

Eu égard aux finalités susmentionnées, le traitement des données à caractère personnel pourra porter sur les activités indiquées à l’article 4, paragraphe 1, 2 alinéa, du RGPD, à savoir la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, la consultation, la structuration, la communication par transmission ou toute autre forme de mise à disposition, la limitation, l’effacement et la destruction de données à caractère personnel.

Le traitement pourra être effectué à l’aide de procédés automatisés, selon des logiques strictement liées aux finalités mêmes et, dans tous les cas, de manière à garantir la sécurité et la confidentialité des données mêmes, y compris dans le cas d’un traitement à l’aide d’outils de communication à distance innovants dans le respect des dispositions de l’article 32 du RGPD par des personnes physiques spécialement désignées, conformément aux dispositions de l’article 29 du RGPD, outre le respect des obligations spécifiques consacrées par la réglementation en vigueur et applicable.

En particulier, les données sont systématiquement traitées dans le plein respect du principe de proportionnalité du traitement selon lequel toutes les données à caractère personnel et leurs différentes modalités de traitement doivent être pertinentes et non excessives au regard des finalités visées. Les données conservées sont protégées par des mesures de sécurité adéquates, de façon à réduire les risques de perte accidentelle ou d’accès non autorisé, c’est-à-dire de traitement non autorisé ou non conforme aux finalités indiquées.

Le Responsable du traitement n’utilise pas de processus de prise de décision automatisée.

7.   Accès aux données et communication des données

Les données à caractère personnel des Personnes concernées seront traitées par le personnel de la Société, spécialement désigné comme la personne autorisée au traitement, lorsque cela est nécessaire pour les finalités visées au point 4 de la présente notice d’information.

En outre, le Responsable du traitement informe les Candidats que les données à caractère personnel les concernant pourront être communiquées, pour les finalités du traitement, à d’autres destinataires spécialement désignés comme sous-traitant, y compris, mais sans s’y limiter :

·        les prestataires de services spécialement désignés pour les activités de recrutement, de sélection et d’évaluation du personnel ;

·        les prestataires de services des technologies de l’information.

La liste complète des destinataires des données à caractère personnel des Personnes concernées, y compris des précisions sur le siège des destinataires mêmes, est conservée au siège du Responsable du traitement et peut être consultée sur demande à envoyer aux adresses indiquées au point 10 de la présente notice d’information.

Le Responsable du traitement informe également les Candidats que leurs données à caractère personnel ne seront pas communiquées à des tiers et ne seront pas diffusées.

8.   Transfert de données à caractère personnel vers des pays hors de l’UE

La gestion et la conservation des données à caractère personnel auront lieu sur les serveurs de la Société, situés dans l’Union européenne, et/ou de sociétés tierces nommées et dûment désignées comme responsables du traitement.

Un transfert éventuel, mais actuellement non prévu, des données à caractère personnel des Personnes concernées vers des pays hors de l’UE ne pourra avoir lieu que dans le respect des conditions et du niveau de protection prévus par la réglementation applicable et, en particulier, conformément aux articles 44 à 49 du RGPD.

9.   Durée de conservation des données à caractère personnel

Les données à caractère personnel concernant les Candidats seront conservées et traitées pendant la durée strictement nécessaire pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées ; par conséquent, au moins jusqu’à la conclusion du processus de sélection et de recherche pour lequel elles ont été fournies.

Le Responsable du traitement se réserve le droit, sauf indication contraire du Candidat, de conserver les données à caractère personnel, même ultérieurement, afin de pouvoir le recontacter à une date ultérieure pour d’éventuelles autres offres d’emploi, sans préjudice du droit de demander à tout moment l’effacement des données des archives de la Société et d’éventuels prestataires externes. En tout état de cause, les données à caractère personnel ne seront pas conservées plus de 12 mois à compter du dernier contact avec le Candidat non retenu.

Au terme de la période de conservation, les données à caractère personnel des Candidats seront effacées, sauf s’il existe d’autres intérêts légitimes du Responsable du traitement et/ou des obligations légales qui rendent nécessaire leur conservation, après minimisation des données.

Le Responsable du traitement se réserve le droit, dans tous les cas, de détruire les CV ou tout document contenant des données à caractère personnel et jugé non conforme aux finalités énoncées dans la présente notice d’information, et en informe la Personne concernée.

10. Droits des Personnes concernées

Le Candidat, en sa qualité de Personne concernée au sens de la loi, a le droit d’obtenir du Responsable du traitement l’accès aux données à caractère personnel le concernant, y compris la confirmation de leur existence ou non, ainsi que la mise à disposition desdites données sous une forme compréhensible et permettant leur portabilité. En particulier, la Personne concernée a :

·        le « droit d’accès », et notamment d’obtenir la confirmation de l’existence ou non de données à caractère personnel la concernant et leur communication sous une forme compréhensible ;

·        le « droit de rectification », c’est-à-dire le droit de demander la rectification ou, en cas d’intérêt légitime, l’intégration des données à caractère personnel la concernant ;

·        le « droit à l’effacement », c’est-à-dire le droit de demander l’effacement, la transformation en informations anonymes des données à caractère personnel traitées en violation de la loi, y compris les données dont la conservation n’est pas nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;

·        le « droit à la limitation du traitement », c’est-à-dire le droit d’obtenir du Responsable du traitement la limitation du traitement dans certains des cas prévus au sens de la réglementation en vigueur ;

·        le droit de demander au Responsable du traitement l’identité des destinataires auxquels il a notifié toute rectification ou tout effacement de données à caractère personnel ou toute limitation du traitement (effectué conformément aux articles 16, 17 et 18 du RGPD, dans le respect de l’obligation de notification, à moins qu’une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés) ;

·        le « droit à la portabilité des données », c’est-à-dire le droit de recevoir (ou de transmettre ces données directement à un autre responsable du traitement) les données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine ;

·        le « droit d’opposition », c’est-à-dire le droit de s’opposer, en tout ou en partie :

­         au traitement des données à caractère personnel effectué par le Responsable du traitement aux fins de ses intérêts légitimes ;

­         au traitement des données à caractère personnel effectué par le Responsable du traitement à des fins de prospection ou de profilage.

11. Modalités de l’exercice des droits de la Personne concernée et réclamation auprès du Contrôleur de la protection des données

La Personne concernée peut à tout moment exercer ses droits selon les modalités suivantes :

·        par courrier électronique à l’adresse suivante : [email protected]

·        par courrier ordinaire au Délégué à la protection des données à l’adresse postale du siège opérationnel à via Torino 166, IT-10093 Collegno (Turin), ou à l’adresse électronique suivante : [email protected]

12. Droit d’introduire une réclamation

Le Responsable du traitement informe la Personne concernée qu’elle a le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de contrôle compétente (en particulier dans l’État membre dans lequel se trouve sa résidence habituelle, son lieu de travail ou le lieu où la violation aurait été commise), si elle considère que le traitement de données à caractère personnel la concernant constitue une violation du RGPD.

L’Autorité de contrôle est représentée en Italie par le Garante per la Protezione dei Dati Personali, dont le siège est à Rome, Piazza Monte Citorio, 121, et en France par la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, dont le siège est à Paris, 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07.

La réclamation peut être introduite par la Personne concernée selon les modalités qu’elle juge les plus appropriées : en main propre, par lettre recommandée avec accusé de réception, par fax ou courrier électronique. Pour toute information, la Personne concernée est invitée à consulter le site du Garante per la Protezione dei Dati Personali à l’adresse suivante : www.garanteprivacy.it ou de la CNIL à l’adresse suivante : www.cnil.fr.

Afin de faciliter l’exercice du droit d’introduire une réclamation, le nom et les coordonnées des autorités de contrôle de l’Union européenne sont disponibles sur le lien suivant :

https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm.

Enfin, si la Personne concernée a l’intention d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de contrôle compétente sur le territoire italien, le formulaire de réclamation est disponible sur le lien suivant :

https://www.garanteprivacy.it/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524.

Si, en revanche, la Personne concernée a l’intention d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de contrôle compétente sur le territoire français, les instructions correspondantes sont disponibles sur le lien suivant :

https://www.cnil.fr/fr/plaintes

La Personne concernée a également le droit à un recours juridictionnel effectif (article 79 du RGPD).

Le texte intégral du règlement (UE) 2016/679 (RGPD) est disponible sur les sites Internet des Autorités de contrôle www.garanteprivacy.it et www.cnil.fr.

Fait à Turin, le 23/06/2023                                                      TUNNEL EURALPIN LYON TURIN SAS